CRM • KULLANIM VE EĞİTİM MERKEZİ

CRM'yi Öğrenin, Daha Hızlı Çalışın.Learn Your CRM. Work Smarter.

Müşteri, satış, proje, görev, fatura ve destek süreçlerini tek merkezden yönetmek için hazırlanmış kapsamlı kullanıcı rehberi.A practical guide to managing customers, sales, projects, tasks, invoices, and support from one place.

Kılavuzun amacıPurpose of This Guide

Bu merkez, kurulumu tamamlanmış CRM sistemini günlük işlerde kullanacak personel ve yöneticiler için hazırlanmıştır. Teknik kurulum, sunucu yönetimi ve yazılım geliştirme konuları kapsam dışıdır.This center is for staff and managers using an already configured CRM in daily operations. Installation, server administration, and software development are outside the scope.

Ana prensip:Core principle: Kayıt oluşturun, ilgili kayıtlarla ilişkilendirin, durumunu güncel tutun ve bir sonraki aksiyonu belirleyin.Create a record, link it to relevant records, keep it current, and define the next action.

İki ayrı kullanım alanıTwo User Areas

👨‍💼 Yönetim / Personel PaneliAdmin / Staff Area

Bu kılavuzun ana hedefidir. Müşteri, satış, proje, görev, fatura, destek ve raporlama burada yönetilir.This is the main focus: customers, sales, projects, tasks, invoices, support, and reporting are managed here.

👤 Müşteri PortalıCustomer Portal

Müşterinin kendi hesabıyla gördüğü alandır. Görünürlük, müşteri kişisinin izinlerine göre değişir.This is where customers access their own account. Visibility depends on contact permissions.

01

BaşlangıçGetting Started

Bu merkez, yönetici ve personel tarafındaki günlük kullanım için hazırlanmıştır. Kurulum, sunucu ve teknik geliştirme konuları kapsam dışıdır.This center is designed for day-to-day administrator and staff use. Installation, server administration, and development topics are outside its scope.

Ne işe yarar?

Bu merkez, yönetici ve personel tarafındaki günlük kullanım için hazırlanmıştır. Kurulum, sunucu ve teknik geliştirme konuları kapsam dışıdır.

Nasıl kullanılır?

  1. Sol menüden çalışacağınız modülü açın.
  2. Kayıt oluştururken ilgili müşteri, proje veya diğer ilişki alanlarını seçin.
  3. Yetkiniz olmayan bölümler veya işlemler menüde görünmeyebilir.
  4. Kaydetmeden önce tarih, tutar, sorumlu ve görünürlük gibi alanları kontrol edin.

Dikkat

Not: Bir işlemin görünmemesi çoğu zaman yetki veya ilgili kayıt koşullarıyla bağlantılıdır.

What is it for?

This center is designed for day-to-day administrator and staff use. Installation, server administration, and development topics are outside its scope.

How to use it

  1. Open the module you need from the left navigation.
  2. When creating a record, select the related customer, project, or other relation.
  3. Modules and actions can be hidden when your staff permissions do not allow them.
  4. Before saving, check dates, amounts, assignees, and visibility-related options.

Important

Note: An unavailable action can depend on permissions or the required related record.
02

DashboardDashboard

Dashboard, sistemdeki çalışma alanlarına hızlı erişim sağlayan ana ekrandır. dashboard için tek bir kullanım makalesi yerine modül ve rapor özellikleri ayrı ayrı açıklanır.The dashboard is the main working screen for quick access to system areas. describes dashboard-related features across individual modules and reports rather than one single user guide.

Ne işe yarar?

Dashboard, sistemdeki çalışma alanlarına hızlı erişim sağlayan ana ekrandır. dashboard için tek bir kullanım makalesi yerine modül ve rapor özellikleri ayrı ayrı açıklanır.

Nasıl kullanılır?

  1. Dashboard üzerindeki ilgili widget veya menüden çalışmak istediğiniz alana geçin.
  2. Bir istatistiğin ayrıntısını görmek için ilgili modül veya rapora gidin.
  3. Widget görünürlüğü ve sıralaması kurulumdaki seçeneklere ve sürüme bağlı olabilir.

Dikkat

Not: Dashboard'daki rakamları tek başına işlem kaydı olarak değerlendirmeyin; ayrıntılı kontrol için ilgili modülün kayıtlarına geçin.

What is it for?

The dashboard is the main working screen for quick access to system areas. describes dashboard-related features across individual modules and reports rather than one single user guide.

How to use it

  1. Use the relevant dashboard widget or menu to open the area you need.
  2. For detail behind a statistic, open the related module or report.
  3. Widget visibility and ordering can depend on configuration and version.

Important

Note: Treat dashboard figures as a summary; use the relevant module records for detailed verification.
03

MüşterilerCustomers

Müşteri kaydı; firma/kişi bilgileri, faturalama ve kargo bilgileri, kişiler, işlemler ve müşteri geçmişinin merkezidir.A customer record is the central place for company/person information, billing and shipping details, contacts, transactions, and customer history.

Müşteri oluşturma ekranıCustomer creation screen

Ne işe yarar?

Müşteri kaydı; firma/kişi bilgileri, faturalama ve kargo bilgileri, kişiler, işlemler ve müşteri geçmişinin merkezidir.

Nasıl kullanılır?

  1. Ana menüden Customers bölümünü açın ve New Customer seçeneğini kullanın.
  2. Müşteri bilgilerini ve gerekiyorsa Billing & Shipping alanlarını doldurun.
  3. Customer portal permissions bölümünde müşterinin portalda hangi alanlara erişeceğini belirleyin.
  4. Müşteri para birimini gerekiyorsa müşteri profilinde tanımlayın; teklif ve faturalar bu tercihi kullanabilir.
  5. Kaydı açarak ilgili kişiler, işlemler, notlar ve diğer müşteri sekmelerini yönetin.

Dikkat

Not: Müşteri para birimi teklif ve faturaya otomatik yansıyabilir. Faturalama bilgilerinin otomatik dolması için müşteri profilinde önceden girilmiş olması gerekir.

What is it for?

A customer record is the central place for company/person information, billing and shipping details, contacts, transactions, and customer history.

How to use it

  1. Open Customers from the main menu and choose New Customer.
  2. Complete customer information and, when needed, Billing & Shipping details.
  3. Use customer portal permissions to control which areas the customer can access.
  4. If required, define the customer's currency; estimates and invoices can use the customer's currency.
  5. Open the customer record to manage contacts, transactions, notes, and other customer tabs.

Important

Note: Customer currency can flow into estimates and invoices. Billing details must be entered in the customer profile beforehand for automatic population.
04

Müşteri KişileriCustomer Contacts

Bir müşterinin portalda oturum açan kullanıcılarını ve bu kullanıcıların erişim/eposta bildirimlerini yönetmek için Contacts sekmesi kullanılır.The Contacts tab manages the users who log in to the customer area and their access and email-notification settings.

Ne işe yarar?

Bir müşterinin portalda oturum açan kullanıcılarını ve bu kullanıcıların erişim/eposta bildirimlerini yönetmek için Contacts sekmesi kullanılır.

Nasıl kullanılır?

  1. Müşteri profilini açıp Contacts sekmesine gidin.
  2. New Contact ile ad, soyad, pozisyon, e-posta ve telefon bilgilerini girin.
  3. İlk kişi oluşturuluyorsa Primary Contact otomatik işaretlenebilir.
  4. İsterseniz welcome email göndermeyebilir veya Send set new password email seçeneğiyle parola belirleme bağlantısı gönderebilirsiniz.
  5. Contacts permissions ile Invoices, Estimates, Contracts, Proposals, Support ve Projects erişimlerini yönetin.
  6. Email Notifications alanında Invoice, Credit Note, Estimate, Tickets, Project, Contract ve project-related Task bildirimlerini ayrı ayrı kontrol edin.

Dikkat

Not: Set-password bağlantısının 48 saat geçerli olduğu belirtilir. Bildirim yetkisi ile modül erişim yetkisi birbirinden farklıdır.

What is it for?

The Contacts tab manages the users who log in to the customer area and their access and email-notification settings.

How to use it

  1. Open the customer profile and go to Contacts.
  2. Use New Contact to enter first name, last name, position, email, and phone.
  3. When the first contact is created, Primary Contact can be selected automatically.
  4. You can suppress the welcome email or send a set-password link instead.
  5. Use contact permissions for Invoices, Estimates, Contracts, Proposals, Support, and Projects.
  6. Control email notifications separately for Invoice, Credit Note, Estimate, Tickets, Project, Contract, and project-related Task messages.

Important

Note: the set-password link is valid for 48 hours. Module access and email-notification permissions are separate controls.
05

Müşteri ÖzetiCustomer Overview

Customer Overview, belirli bir müşteriye ait işlemleri ve geçmişi tek müşteri kaydı üzerinden incelemek için kullanılır.Customer Overview provides a customer-centered view of transactions and history from one customer record.

Ne işe yarar?

Customer Overview, belirli bir müşteriye ait işlemleri ve geçmişi tek müşteri kaydı üzerinden incelemek için kullanılır.

Nasıl kullanılır?

  1. Customers listesinden müşteriyi açın.
  2. Müşteri kaydındaki sekmeleri kullanarak invoices, contracts, tickets, notes ve diğer ilgili bilgileri inceleyin.
  3. Sağ taraftaki müşteri aktivitesini kontrol edin.
  4. Gerekirse Login as client seçeneğiyle müşterinin portal görünümünü kontrol edin.
  5. Müşteri profilinden ilgili kayıtları ZIP olarak dışa aktarma seçeneklerini de kullanabilirsiniz.

Dikkat

Not: Login as client özelliği, müşterinin portalındaki görünümü kontrol etmek için belgede açıkça belirtilmiştir; müşteri hesabında değişiklik yapma yetkisi anlamına gelmez.

What is it for?

Customer Overview provides a customer-centered view of transactions and history from one customer record.

How to use it

  1. Open the customer from the Customers list.
  2. Use the customer tabs to review invoices, contracts, tickets, notes, and other related information.
  3. Review the customer activity shown in the profile.
  4. When necessary, use Login as client to inspect the customer-area view.
  5. The customer profile also provides documented ZIP export options for invoices, estimates, and payments.

Important

Note: Login as client is documented as a way to inspect the customer-area view; it does not mean the staff member is changing the customer's permissions.
06

Aday MüşterilerLeads

Leads, henüz müşteri kaydına dönüştürülmemiş satış fırsatlarının takip edildiği alandır.Leads are used to track sales opportunities that have not yet been converted into customer records.

Ne işe yarar?

Leads, henüz müşteri kaydına dönüştürülmemiş satış fırsatlarının takip edildiği alandır.

Nasıl kullanılır?

  1. Leads menüsünden New Lead seçeneğini kullanın; alternatif olarak Quick Create içinden New Lead açılabilir.
  2. Lead bilgilerini girin ve gerekiyorsa bir staff member'a atayın.
  3. Public seçilirse lead tüm personel tarafından görülebilir; aksi durumda erişim atanan personel, oluşturan kişi ve yöneticilerle sınırlıdır.
  4. İletişim kurduğunuz gün Contacted today alanını işaretli bırakın.
  5. Lead içindeki Activity log sekmesinden kayıt hareketlerini takip edin.

Dikkat

Not: Personel erişimi lead yetkilerine ve lead'in public/assigned/created durumuna bağlıdır.

What is it for?

Leads are used to track sales opportunities that have not yet been converted into customer records.

How to use it

  1. Use New Lead from the Leads menu, or open New Lead from Quick Create.
  2. Enter the lead details and assign a staff member when needed.
  3. A public lead is visible to all staff; otherwise visibility is limited to the assignee, creator, and administrators.
  4. If you contacted the lead on the creation day, keep Contacted today selected.
  5. Use the Activity log tab to review lead activity.

Important

Note: Staff visibility depends on lead permissions and whether the lead is public, assigned, or created by the staff member.
07

Lead Kaynakları ve DurumlarıLead Sources & Statuses

Lead kaynakları lead'in nereden geldiğini, durumlar ise satış sürecindeki konumunu sınıflandırmak için kullanılır.Lead sources identify where a lead came from, while lead statuses classify its position in the sales process.

Ne işe yarar?

Lead kaynakları lead'in nereden geldiğini, durumlar ise satış sürecindeki konumunu sınıflandırmak için kullanılır.

Nasıl kullanılır?

  1. Kaynak eklemek için Setup -> Leads -> Sources bölümünü kullanın.
  2. Yeni lead oluştururken uygun source değerini seçin.
  3. Durum eklemek için Setup -> Leads -> Statuses bölümünü açın.
  4. Varsayılan durum Setup -> Settings -> Leads altında belirlenebilir.
  5. Sistemde Customer adlı sistem durumu, dönüştürülmüş lead'lerin tanınması ve raporlanması için kullanılır; bu sistem durumunun yeniden adlandırılmaması özellikle belirtilir.

Dikkat

Not: Lead raporlarında kaynak ve durum bilgileri kullanılabildiği için bu alanları tutarlı kullanın.

What is it for?

Lead sources identify where a lead came from, while lead statuses classify its position in the sales process.

How to use it

  1. Add sources from Setup -> Leads -> Sources.
  2. Select the appropriate source when creating a lead.
  3. Add statuses from Setup -> Leads -> Statuses.
  4. Set the default status under Setup -> Settings -> Leads.
  5. The system Customer status is used to recognize and report converted leads; the official documentation specifically advises not renaming this system status.

Important

Note: Because source and status information is used in lead reporting, keep these values consistent.
08

Lead'den MüşteriyeConvert Lead to Customer

Lead dönüşümü, mevcut lead kaydını müşteri kaydına dönüştürmek için kullanılır.Lead conversion turns an existing lead into a customer record.

Ne işe yarar?

Lead dönüşümü, mevcut lead kaydını müşteri kaydına dönüştürmek için kullanılır.

Nasıl kullanılır?

  1. Lead'i açın ve üst bölümde Convert to a customer seçeneğini kullanın.
  2. Açılan formda sistemin otomatik doldurduğu alanları kontrol edin.
  3. Varsa lead custom field değerlerinin dönüşüme aktarılmasını kontrol edin.
  4. Müşteri kaydı oluşturulduktan sonra müşteri profilindeki bilgileri ve gerekli izinleri gözden geçirin.

Dikkat

Not: dönüşüm sırasında ad/soyad gibi alanların otomatik doldurulmaya çalışıldığı belirtilir. Dönüşüm sonrası müşteri kaydını kontrol etmek gerekir.

What is it for?

Lead conversion turns an existing lead into a customer record.

How to use it

  1. Open the lead and choose Convert to a customer.
  2. Review the fields that the system auto-populates in the conversion form.
  3. Review any lead custom-field values that are carried into the conversion.
  4. After conversion, review the customer profile and required permissions.

Important

Note: fields such as first and last name are auto-populated when possible. Review the resulting customer record after conversion.
09

Ürün ve HizmetlerItems & Services

Items, teklif, fatura ve proposal oluştururken tekrar tekrar kullanılacak ön tanımlı kalemleri yönetmek için kullanılır.Items are predefined line items that speed up the creation of estimates, invoices, and proposals.

Ne işe yarar?

Items, teklif, fatura ve proposal oluştururken tekrar tekrar kullanılacak ön tanımlı kalemleri yönetmek için kullanılır.

Nasıl kullanılır?

  1. Sales -> Items bölümünden New Item seçeneğini açın.
  2. Description alanına kısa ürün/hizmet adını girin.
  3. Long Description ile ayrıntılı açıklama ekleyin.
  4. Rate alanına vergi öncesi birim tutarı girin.
  5. Gerekirse Tax, Unit ve Item Group alanlarını kullanın.
  6. Kalem kaydedildikten sonra teklif/fatura/proposal oluştururken seçilebilir.

Dikkat

Not: , mevcut kaydın içindeki item bilgilerinin daha sonra Sales -> Items alanında değiştirilmesinin daha önce oluşturulmuş belge kalemlerini değiştirmeyeceği belirtilir.

What is it for?

Items are predefined line items that speed up the creation of estimates, invoices, and proposals.

How to use it

  1. Go to Sales -> Items and choose New Item.
  2. Enter the short item name in Description.
  3. Use Long Description for additional detail.
  4. Enter the pre-tax rate in Rate.
  5. Use Tax, Unit, and Item Group when needed.
  6. The saved item can then be selected while creating estimates, invoices, and proposals.

Important

Note: changing an item in Sales -> Items does not change the item information already stored on existing documents.
10

TekliflerEstimates

Estimate, müşteriye sunulacak fiyatlandırma ve kalemlerin belge üzerinde oluşturulmasını sağlar.Estimates are used to prepare pricing and line items for a customer.

Teklifler ekranıEstimates screen

Ne işe yarar?

Estimate, müşteriye sunulacak fiyatlandırma ve kalemlerin belge üzerinde oluşturulmasını sağlar.

Nasıl kullanılır?

  1. Sales -> Estimates -> Create New Estimate yolunu izleyin.
  2. Customer seçin; müşteri bilgileri müşteri profilinden getirilebilir.
  3. Gerekirse Billing & Shipping alanlarını kontrol edin.
  4. Currency, Sale Agent, status, items, taxes, notes ve terms alanlarını yapılandırın.
  5. Save ile teklifi kaydedin.

Dikkat

Not: Yeni estimate varsayılan olarak Draft durumundadır. Müşteriye gönderildiğinde durumun SENT olarak değiştirildiği belirtilir.

What is it for?

Estimates are used to prepare pricing and line items for a customer.

How to use it

  1. Go to Sales -> Estimates -> Create New Estimate.
  2. Select a customer; customer information can be fetched from the customer profile.
  3. Review Billing & Shipping when needed.
  4. Configure Currency, Sale Agent, status, items, taxes, notes, and terms.
  5. Save the estimate.

Important

Note: A new estimate is Draft by default. sending it changes the status to SENT.
11

Teklif KalemleriEstimate Line Items

Estimate içindeki ürün/hizmet kalemlerini, miktar/tutar ve vergi seçimleriyle birlikte yönetirsiniz.Estimate line items define the products or services, amounts, and tax selections included in the estimate.

Ne işe yarar?

Estimate içindeki ürün/hizmet kalemlerini, miktar/tutar ve vergi seçimleriyle birlikte yönetirsiniz.

Nasıl kullanılır?

  1. Estimate oluştururken veya düzenlerken item ekleme alanını açın.
  2. Mevcut bir item seçin veya gerekli satır bilgilerini girin.
  3. Vergi seçimini kontrol edin.
  4. Satırı eklemek için belgede belirtilen mavi onay simgesini kullanın.
  5. Gerekirse adjustment alanıyla toplamda artı/eksi düzeltme uygulayın.

Dikkat

Not: Item bilgileri estimate kaydı içinde ayrı saklanır; Sales -> Items bölümündeki sonraki değişiklikler mevcut estimate satırlarını değiştirmez.

What is it for?

Estimate line items define the products or services, amounts, and tax selections included in the estimate.

How to use it

  1. Open the item area while creating or editing an estimate.
  2. Select a predefined item or enter the required line information.
  3. Review the tax selection.
  4. Use the documented blue check icon to add the line.
  5. Use the adjustment field when a plus/minus adjustment is required.

Important

Note: Item information is stored separately on the estimate; later changes in Sales -> Items do not change existing estimate lines.
12

Teklif GöndermeSending Estimates

Hazırlanan estimate, ilgili müşteriye e-posta ile gönderilebilir ve PDF eklenebilir.A prepared estimate can be sent to the related customer by email, with the PDF optionally attached.

Ne işe yarar?

Hazırlanan estimate, ilgili müşteriye e-posta ile gönderilebilir ve PDF eklenebilir.

Nasıl kullanılır?

  1. Göndermek istediğiniz estimate'i açın.
  2. E-posta/gönderim seçeneğini kullanın.
  3. Gönderim penceresinde mesajı kontrol edin.
  4. PDF eklenmesi isteniyorsa Attach Estimate PDF seçeneğini açık bırakın.
  5. Gönderimi tamamlayın; tekrar gönderim gerektiğinde aynı gönderim işlevi kullanılabilir.

Dikkat

Not: PDF eki isteğe bağlıdır ve gönderimden sonra estimate durumu SENT olur.

What is it for?

A prepared estimate can be sent to the related customer by email, with the PDF optionally attached.

How to use it

  1. Open the estimate you want to send.
  2. Use the email/send action.
  3. Review the message in the sending window.
  4. Keep Attach Estimate PDF enabled when the PDF should be attached.
  5. Send the estimate; the same send function can be used again when necessary.

Important

Note: The PDF attachment is optional and sending changes the estimate status to SENT.
13

Tekliften FaturayaEstimate to Invoice

Onaylanan veya faturalandırılmasına karar verilen estimate, kayıtlı bilgiler kullanılarak invoice'a dönüştürülebilir.An estimate can be converted into an invoice using its existing information.

Ne işe yarar?

Onaylanan veya faturalandırılmasına karar verilen estimate, kayıtlı bilgiler kullanılarak invoice'a dönüştürülebilir.

Nasıl kullanılır?

  1. Sales -> Estimates listesinden ilgili estimate'i açın.
  2. Sağ taraftaki Convert to Invoice seçeneğini kullanın.
  3. Oluşan invoice bilgilerini kontrol edin.
  4. Gerekli düzenlemeleri yapıp invoice'ı kaydedin.

Dikkat

Not: Estimate'ten invoice'a dönüşüm doğrudan desteklenen bir işlemdir. Dönüşümden sonra oluşan invoice'ın müşteri, kalem ve tutarlarını kontrol edin.

What is it for?

An estimate can be converted into an invoice using its existing information.

How to use it

  1. Open the relevant estimate from Sales -> Estimates.
  2. Use Convert to Invoice on the right side.
  3. Review the generated invoice information.
  4. Make any required changes and save the invoice.

Important

Note: Conversion from estimate to invoice is directly documented. After conversion, review the customer, line items, and amounts on the resulting invoice.
14

Teklifler / ProposalsProposals

Proposals, müşteriye veya lead'e gönderilebilen ayrı bir satış belgesi türüdür.Proposals are a separate sales-document type that can be sent to a customer or lead.

Ne işe yarar?

Proposals, müşteriye veya lead'e gönderilebilen ayrı bir satış belgesi türüdür.

Nasıl kullanılır?

  1. Sales -> Proposals alanından yeni proposal oluşturun.
  2. İlgili müşteri veya lead'i seçin.
  3. Belgedeki içerik, kalemler ve geçerlilik bilgilerini düzenleyin.
  4. Gerekirse proposal'ı e-posta ile gönderin.
  5. belirtildiği üzere proposal, daha sonra estimate veya invoice'a dönüştürülebilir.

Dikkat

Not: Proposal gönderiminde müşterinin veya lead'in belgeyi login olmadan görebileceği bağlantı kullanılabilir.

What is it for?

Proposals are a separate sales-document type that can be sent to a customer or lead.

How to use it

  1. Create a proposal from Sales -> Proposals.
  2. Select the related customer or lead.
  3. Configure the content, items, and validity information.
  4. Send the proposal by email when required.
  5. As documented, a proposal can later be converted to an estimate or invoice.

Important

Note: When sending a proposal, the documented workflow can include a link that the customer or lead can view without logging in.
15

FaturalarInvoices

Invoice, müşteriden tahsil edilmesi gereken tutarın ve satış kalemlerinin resmi sistem kaydıdır.Invoices record the amount due from the customer and the related sales line items.

Ne işe yarar?

Invoice, müşteriden tahsil edilmesi gereken tutarın ve satış kalemlerinin resmi sistem kaydıdır.

Nasıl kullanılır?

  1. Sales -> Invoices -> Create new invoice yolunu izleyin.
  2. Customer seçin; müşteri bilgileri profilden getirilebilir.
  3. Allowed payment modes, currency, invoice number, notes, terms ve items alanlarını kontrol edin.
  4. Gerekirse Sale Agent ve recurring invoice seçeneklerini kullanın.
  5. Save ile kaydedin; ardından e-posta ile gönderme veya ödeme kaydetme işlemlerine geçebilirsiniz.

Dikkat

Not: Invoice number otomatik oluşturulur ve ayarlardaki Next Number değerinden ilerler. Customer note müşteri tarafındaki HTML/PDF invoice üzerinde görünür.

What is it for?

Invoices record the amount due from the customer and the related sales line items.

How to use it

  1. Go to Sales -> Invoices -> Create new invoice.
  2. Select the customer; customer information can be fetched from the profile.
  3. Review allowed payment modes, currency, invoice number, notes, terms, and items.
  4. Use Sale Agent and recurring invoice options when needed.
  5. Save the invoice, then use the documented email and payment actions as required.

Important

Note: Invoice numbers are auto-generated from the configured Next Number. Customer notes are visible on the customer-side HTML/PDF invoice.
16

Tekrarlayan FaturalarRecurring Invoices

Recurring Invoice, belirlenen periyotta invoice'ın otomatik olarak yeniden oluşturulmasını sağlar.Recurring Invoice automatically recreates an invoice according to a configured recurrence period.

Ne işe yarar?

Recurring Invoice, belirlenen periyotta invoice'ın otomatik olarak yeniden oluşturulmasını sağlar.

Nasıl kullanılır?

  1. Invoice oluştururken Recurring Invoice seçeneğini etkinleştirin.
  2. Tekrarlama aralığını belirleyin; belgede 1-12 ay veya custom seçenekleri açıklanır.
  3. Cron Job yapılandırmasının çalışır durumda olduğundan emin olun.
  4. Yeniden oluşturulduğunda Generate and Autosend, Generate a Unpaid Invoice veya Generate a Draft Invoice davranışlarından uygun olanı seçin.
  5. Durdurmak için invoice düzenleme alanında Recurring Invoice değerini No yapın.

Dikkat

Not: recurring draft invoice'ların yeniden oluşturulmayacağı ve özelliğin cron job'a ihtiyaç duyduğu belirtilir.

What is it for?

Recurring Invoice automatically recreates an invoice according to a configured recurrence period.

How to use it

  1. Enable Recurring Invoice while creating or editing an invoice.
  2. Set the recurrence; the documentation describes 1–12 month intervals and a custom option.
  3. Make sure the required cron job is configured.
  4. Choose the documented action after recreation: Generate and Autosend, Generate a Unpaid Invoice, or Generate a Draft Invoice.
  5. To stop recurrence, set Recurring Invoice to No in the invoice edit area.

Important

Note: recurring draft invoices are not recreated and that the feature requires cron.
17

ÖdemelerPayments

Payments, bir invoice için alınan tahsilatın sistemde kaydedilmesini sağlar.Payments record money received against an invoice.

Ne işe yarar?

Payments, bir invoice için alınan tahsilatın sistemde kaydedilmesini sağlar.

Nasıl kullanılır?

  1. İlgili invoice'ı admin alanında açın.
  2. + Payment düğmesini kullanın.
  3. Ödeme formundaki tarih, tutar, ödeme yöntemi ve diğer alanları doldurun.
  4. Kaydedin ve invoice üzerindeki ödeme durumunu kontrol edin.

Dikkat

Not: + Payment düğmesi yalnızca Payments yetkisine sahip personelde görünür. Ödeme görünürlüğü de invoice yetkileriyle ilişkilidir.

What is it for?

Payments record money received against an invoice.

How to use it

  1. Open the relevant invoice in the admin area.
  2. Use + Payment.
  3. Complete the payment date, amount, payment method, and other fields.
  4. Save and review the invoice's payment status.

Important

Note: The + Payment button is available only to staff with payment permissions. Payment visibility is also tied to invoice permissions.
18

Alacak BakiyesiOutstanding Balances

Ödenmemiş veya kısmen ödenmiş invoice'ları kontrol etmek için invoice listesi, filtreler ve müşteri kayıtları kullanılır.Invoice lists, filters, and customer records are used to review unpaid or partially paid amounts.

Ne işe yarar?

Ödenmemiş veya kısmen ödenmiş invoice'ları kontrol etmek için invoice listesi, filtreler ve müşteri kayıtları kullanılır.

Nasıl kullanılır?

  1. Sales -> Invoices bölümünde invoice durumlarını ve filtreleri kontrol edin.
  2. Ödeme kaydı girilmiş invoice'larda kalan tutarı kontrol edin.
  3. Müşteri profilinden invoice geçmişini birlikte inceleyin.
  4. Gerektiğinde overdue notice gönderimini kullanın.
  5. Birden fazla ödenmemiş invoice'ı tek invoice altında toplamak gerekiyorsa resmi Merging Invoices işlevini değerlendirin.

Dikkat

Not: Overdue notice manuel gönderilebilir veya cron job ile otomatikleştirilebilir. Kısmi ödemeli invoice'lar için de overdue hatırlatmaları desteklenir.

What is it for?

Invoice lists, filters, and customer records are used to review unpaid or partially paid amounts.

How to use it

  1. Use invoice statuses and filters in Sales -> Invoices.
  2. Review the remaining amount on invoices with recorded payments.
  3. Review the invoice history from the customer profile.
  4. Use the documented overdue-notice function when needed.
  5. If multiple unpaid invoices need to be combined into one invoice, use the documented Merging Invoices feature.

Important

Note: Overdue notices can be sent manually or automatically with cron. The documented system also supports overdue reminders for partially paid invoices.
19

Credit NotesCredit Notes

Credit Note, müşteriye ilişkin kredi/iade işlemlerinin ayrı bir satış belgesi olarak yönetilmesini sağlar.Credit Notes manage customer credit/refund transactions as a separate sales document.

Ne işe yarar?

Credit Note, müşteriye ilişkin kredi/iade işlemlerinin ayrı bir satış belgesi olarak yönetilmesini sağlar.

Nasıl kullanılır?

  1. Sales alanındaki Credit Notes bölümünü kullanın.
  2. İlgili müşteri ve kalemleri seçerek credit note oluşturun.
  3. Gerekirse item, tax, amount ve açıklamaları kontrol edin.
  4. Belgeyi kaydedin ve gerekiyorsa müşteriye gönderin.
  5. İade kaydı kullanılacaksa ilgili ödeme/credit note işlevlerini sistemdeki izinlere göre kullanın.

Dikkat

Not: Credit Note PDF'si ve müşteriye e-posta ile gönderim desteği bulunur; güncel sürüm notlarında credit note için JSON/XML görüntüleme ve dışa aktarma da yer alır.

What is it for?

Credit Notes manage customer credit/refund transactions as a separate sales document.

How to use it

  1. Use the Credit Notes area under Sales.
  2. Select the customer and required line items.
  3. Review items, tax, amount, and descriptions.
  4. Save the document and send it when required.
  5. Use the documented refund/credit-note functions according to the permissions available.

Important

Note: includes Credit Note PDF and email support; current release notes also document JSON/XML viewing and export for credit notes.
20

ProjelerProjects

Projects, müşteri işi etrafında görev, zaman, milestone, dosya, tartışma ve finans görünümünü bir araya getirir.Projects group customer work with tasks, timesheets, milestones, files, discussions, and financial information.

Proje finans özetiProject finance overview

Ne işe yarar?

Projects, müşteri işi etrafında görev, zaman, milestone, dosya, tartışma ve finans görünümünü bir araya getirir.

Nasıl kullanılır?

  1. Projects -> New Project ile proje oluşturun.
  2. Project Name ve Customer alanlarını doldurun.
  3. Billing Type olarak Fixed Cost, Project Hours veya Tasks Hours seçeneklerinden uygun olanı seçin.
  4. Project Members, Start Date, End Date ve Project Description alanlarını doldurun.
  5. Project Settings altında müşterinin görebileceği görev, dosya, discussion, milestone, Gantt, timesheet, activity ve team member alanlarını ihtiyaca göre belirleyin.

Dikkat

Not: Billing Type, projede faturalandırılmış görevler varsa değiştirilemez. Proje para birimi müşteri para birimine göre belirlenebilir.

What is it for?

Projects group customer work with tasks, timesheets, milestones, files, discussions, and financial information.

How to use it

  1. Create a project with Projects -> New Project.
  2. Complete Project Name and Customer.
  3. Choose Fixed Cost, Project Hours, or Tasks Hours as the billing type.
  4. Set Project Members, Start Date, End Date, and Project Description.
  5. Use Project Settings to control customer visibility of tasks, files, discussions, milestones, Gantt, timesheets, activity, and team members.

Important

Note: The billing type cannot be changed when billed tasks exist. Project currency can follow the customer's currency.
21

Proje ÜyeleriProject Members

Project Members, belirli bir projeye erişimi olan personelin belirlenmesini sağlar.Project Members define which staff members have access to a specific project.

Ne işe yarar?

Project Members, belirli bir projeye erişimi olan personelin belirlenmesini sağlar.

Nasıl kullanılır?

  1. Project oluştururken Select project members alanından personelleri seçin.
  2. Mevcut projede proje üyelerini ilgili proje yönetim alanından düzenleyin.
  3. Project member olmayan personelin erişimi yetkilere göre sınırlı olabilir.
  4. Görev atarken, proje ile ilişkili görevlerde yalnızca proje üyelerinin seçilebilir olması belirtilmiştir.

Dikkat

Not: Project View(Global) yetkisi olan personel tüm projeleri görebilir; bu yetki yoksa proje üyeliği erişimde belirleyici olur.

What is it for?

Project Members define which staff members have access to a specific project.

How to use it

  1. Select staff in Select project members while creating the project.
  2. Manage members from the project area when editing an existing project.
  3. Access for non-members can depend on staff permissions.
  4. For project-related tasks, the official documentation states that only project members are available for assignment.

Important

Note: Staff with Projects View(Global) can see all projects; without it, project membership is central to access.
22

Milestone / AşamalarMilestones

Milestones, proje içindeki önemli aşamaları ve bu aşamalara bağlı görevleri organize etmek için kullanılır.Milestones organize important project stages and the tasks associated with them.

Ne işe yarar?

Milestones, proje içindeki önemli aşamaları ve bu aşamalara bağlı görevleri organize etmek için kullanılır.

Nasıl kullanılır?

  1. Proje içinden milestones alanını açın.
  2. Aşama adı ve gerekli tarih/ayrıntıları girin.
  3. İlgili görevleri milestone'a bağlayın veya proje alanındaki görev yönetimini kullanın.
  4. Müşteri görünürlüğü gerekiyorsa proje ayarlarındaki Allow customer to view milestones seçeneğini kontrol edin.

Dikkat

Not: milestone'ların müşteri alanında gösterilip gösterilmeyeceğinin proje ayarından kontrol edilebildiği ve milestone görevlerinin yönetilebildiği belirtilir.

What is it for?

Milestones organize important project stages and the tasks associated with them.

How to use it

  1. Open the milestones area inside the project.
  2. Enter the milestone name and required date/details.
  3. Associate tasks with the milestone through the project task workflow.
  4. If customer visibility is needed, check Allow customer to view milestones in project settings.

Important

Note: The documentation states that milestone visibility to the customer is controlled in project settings and that milestone tasks can be managed within the project.
23

GörevlerTasks

Tasks, yapılacak işlerin sorumlu personel, takipçi, durum, ilişki ve zaman kaydıyla yönetilmesini sağlar.Tasks manage work with assignees, followers, status, relationships, and time tracking.

Görev ve yorum ekranıTask and comment screen

Ne işe yarar?

Tasks, yapılacak işlerin sorumlu personel, takipçi, durum, ilişki ve zaman kaydıyla yönetilmesini sağlar.

Nasıl kullanılır?

  1. Tasks -> New Task ile görev oluşturun.
  2. Task subject ve açıklamasını girin.
  3. Gerekirse Related to alanıyla görevi ilgili özelliğe bağlayın.
  4. Sağ taraftan assignees ve followers ekleyin.
  5. Görev durumunu ve varsa checklist, attachment ve time tracking alanlarını yönetin.

Dikkat

Not: Görevle ilişkilendirilmiş proje varsa assignee seçiminde yalnızca proje üyelerinin gösterildiği belirtilir.

What is it for?

Tasks manage work with assignees, followers, status, relationships, and time tracking.

How to use it

  1. Create a task from Tasks -> New Task.
  2. Enter the task subject and description.
  3. Use Related to to link the task to the relevant feature.
  4. Add assignees and followers from the task panel.
  5. Manage status and, when used, checklist, attachments, and time tracking.

Important

Note: For a task related to a project, the official documentation states that only project members are shown as assignee options.
24

Tekrarlayan GörevlerRecurring Tasks

Recurring Tasks, belirli bir periyotta tekrar oluşturulacak görevleri tanımlamak için kullanılır.Recurring Tasks create tasks repeatedly according to a configured recurrence.

Ne işe yarar?

Recurring Tasks, belirli bir periyotta tekrar oluşturulacak görevleri tanımlamak için kullanılır.

Nasıl kullanılır?

  1. Tasks -> New Task üzerinden görev oluşturun.
  2. Görevin recurring seçeneğini etkinleştirin.
  3. Tekrarlama periyodunu ve gerekli diğer recurring alanlarını belirleyin.
  4. Kaydedin ve oluşacak tekrarların ayarlarını kontrol edin.

Dikkat

Not: recurring tasks için cycles mantığı kullanıldığı ve özelliğin tekrar eden görevler oluşturmak için tasarlandığı açıklanır.

What is it for?

Recurring Tasks create tasks repeatedly according to a configured recurrence.

How to use it

  1. Create the task from Tasks -> New Task.
  2. Enable the recurring option.
  3. Set the recurrence period and other required recurring fields.
  4. Save and review the recurring configuration.

Important

Note: describes recurring tasks as repeated tasks and documents cycle-based recurrence.
25

Görev Zaman TakibiTask Timesheets

Task Timesheets, belirli bir görev için personelin başlattığı zamanlayıcıları ve kaydedilmiş çalışma sürelerini gösterir.Task Timesheets show timers and recorded working time for a specific task.

Ne işe yarar?

Task Timesheets, belirli bir görev için personelin başlattığı zamanlayıcıları ve kaydedilmiş çalışma sürelerini gösterir.

Nasıl kullanılır?

  1. Görev modalını açın ve timesheets simgesini kullanın.
  2. Göreve ait timesheet kayıtlarını inceleyin.
  3. Gerekli durumlarda zamanlayıcıyı başlatın/durdurun veya manuel kayıt ekleme seçeneklerini kullanın.
  4. Proje görevlerinde zaman kayıtlarının proje timesheets alanında da izlenebildiğini unutmayın.

Dikkat

Not: Timesheet kayıtları staff member ve task ile ilişkilidir; proje tarafında tüm ilgili task timer kayıtları birlikte görülebilir.

What is it for?

Task Timesheets show timers and recorded working time for a specific task.

How to use it

  1. Open the task modal and use the timesheets icon.
  2. Review the timesheet entries for the task.
  3. Use the available timer/manual-entry workflow as needed.
  4. For project tasks, the same time records can also be reviewed from project timesheets.

Important

Note: Timesheet entries are linked to the staff member and task; project timesheets can show the related task timers together.
26

Faturalandırılabilir GörevlerBillable Tasks

Billable Tasks, görevlerde kaydedilen çalışmanın invoice'a aktarılabilmesini sağlar.Billable Tasks allow recorded task work to be included in invoicing.

Ne işe yarar?

Billable Tasks, görevlerde kaydedilen çalışmanın invoice'a aktarılabilmesini sağlar.

Nasıl kullanılır?

  1. Billable olarak işaretlenmiş görevi ve varsa hourly rate bilgisini kontrol edin.
  2. Proje dışı bir görevi invoice'a almak için invoice oluşturma ekranındaki BILL TASKS alanını kullanın.
  3. Customer seçildiğinde o müşteriye bağlı uygun non-project tasks listelenebilir.
  4. Proje görevleri için Project Invoicing akışını kullanın.

Dikkat

Not: BILL TASKS proje görevlerini kapsamaz; proje görevleri ayrı faturalandırma akışıyla ele alınır.

What is it for?

Billable Tasks allow recorded task work to be included in invoicing.

How to use it

  1. Review whether the task is billable and whether the required hourly rate is set.
  2. For a non-project task, use BILL TASKS while creating the invoice.
  3. After selecting the customer, eligible non-project tasks can be listed.
  4. For project tasks, use the Project Invoicing workflow.

Important

Note: BILL TASKS excludes project tasks; project tasks use the separate project-invoicing workflow.
27

Projeyi FaturalandırmaProject Invoicing

Project Invoicing, proje içindeki billable görev ve timesheet kayıtlarını invoice oluşturma sürecine taşır.Project Invoicing brings billable project tasks and timesheets into invoice creation.

Ne işe yarar?

Project Invoicing, proje içindeki billable görev ve timesheet kayıtlarını invoice oluşturma sürecine taşır.

Nasıl kullanılır?

  1. Projeyi açın ve Invoice Project düğmesini kullanın.
  2. Faturalandırılacak görevleri See tasks that will be billed alanından kontrol edin.
  3. Invoice item structure için Single Line, Task Per Item veya All timesheets individually seçeneklerinden uygun olanı kullanın; bunların bazıları billing type'a bağlıdır.
  4. Invoice oluşturulduktan sonra proje finans görünümünü ve billed hours bilgisini kontrol edin.

Dikkat

Not: Gelecekte başlayacak görevler varsayılan olarak faturalandırma listesinde seçili değildir. Faturalandırılan görevler tamamlandı olarak işaretlenebilir ve tekrar timer başlatılamaz.

What is it for?

Project Invoicing brings billable project tasks and timesheets into invoice creation.

How to use it

  1. Open the project and use Invoice Project.
  2. Review billable tasks under See tasks that will be billed.
  3. Choose Single Line, Task Per Item, or All timesheets individually according to the project billing type.
  4. After invoicing, review the project finance overview and billed hours.

Important

Note: Tasks with future start dates are not selected by default. Billed tasks can be marked finished and cannot be timed or billed again.
28

GiderlerExpenses

Expenses, işletme giderlerinin müşteri, kategori, tutar ve diğer bilgileriyle kaydedilmesini sağlar.Expenses record business costs with customer, category, amount, and related information.

Ne işe yarar?

Expenses, işletme giderlerinin müşteri, kategori, tutar ve diğer bilgileriyle kaydedilmesini sağlar.

Nasıl kullanılır?

  1. Expenses -> Record Expense yolunu kullanın.
  2. Expense name, amount, category, date ve açıklama gibi alanları doldurun.
  3. Müşteriye yansıtılacaksa Customer seçin ve Billable seçeneğini kullanın.
  4. Gerekli dosya/receipt bilgisini ekleyin.
  5. Kaydı oluşturduktan sonra gider raporlarından kontrol edin.

Dikkat

Not: Billable expense oluşturulduğunda ilgili gider invoice'a dönüştürülebilir.

What is it for?

Expenses record business costs with customer, category, amount, and related information.

How to use it

  1. Use Expenses -> Record Expense.
  2. Complete expense name, amount, category, date, and description fields.
  3. If the expense should be billed to a customer, select the customer and use Billable.
  4. Attach the required receipt/file information when available.
  5. Review the entry through expense reports.

Important

Note: A billable expense can be converted into an invoice.
29

Tekrarlayan GiderlerRecurring Expenses

Recurring Expenses, düzenli tekrar eden gider kayıtlarının otomatik oluşturulmasını sağlar.Recurring Expenses create recurring expense records automatically.

Ne işe yarar?

Recurring Expenses, düzenli tekrar eden gider kayıtlarının otomatik oluşturulmasını sağlar.

Nasıl kullanılır?

  1. Yeni expense oluştururken Advanced Option alanını açın.
  2. Giderin tekrar aralığını belirleyin.
  3. Gerekirse custom recurrence seçeneğini kullanın.
  4. Kaydedin ve recurring kaydın sonraki oluşumunu kontrol edin.

Dikkat

Not: recurring expense ayarlarının Advanced Option altında yapıldığı ve custom seçeneğin bulunduğu belirtilir.

What is it for?

Recurring Expenses create recurring expense records automatically.

How to use it

  1. Open Advanced Option while creating the expense.
  2. Set the recurrence interval.
  3. Use the custom recurrence option when needed.
  4. Save and review the recurring expense configuration.

Important

Note: recurring expense settings are configured under Advanced Option and that a custom option is available.
30

Müşteriye Yansıtılabilir GiderlerBillable Expenses

Billable Expense, işletme tarafından yapılan bir giderin ilgili müşteriye invoice edilmesini sağlar.Billable Expense lets a business invoice a customer for an eligible expense.

Ne işe yarar?

Billable Expense, işletme tarafından yapılan bir giderin ilgili müşteriye invoice edilmesini sağlar.

Nasıl kullanılır?

  1. Record Expense ekranında Customer seçin.
  2. Billable seçeneğini işaretleyin.
  3. Gideri kaydedin.
  4. Oluşan kayıtta Convert to Invoice seçeneğini kullanın veya invoice oluştururken ilgili billable expense'i kullanın.
  5. Invoice üzerindeki kalem ve tutarı kontrol edin.

Dikkat

Not: Müşterinin para birimi sistemin temel para biriminden farklıysa billable expense para birimi müşteri ayarlarına göre davranabilir.

What is it for?

Billable Expense lets a business invoice a customer for an eligible expense.

How to use it

  1. Select a Customer on Record Expense.
  2. Enable Billable.
  3. Save the expense.
  4. Use Convert to Invoice from the expense or the documented invoice workflow.
  5. Review the resulting invoice line and amount.

Important

Note: If the customer's currency differs from the system base currency, the billable-expense currency can follow the customer's currency settings.
31

SözleşmelerContracts

Contracts, müşteriyle yapılan sözleşmelerin içerik, tarih, görünürlük ve yenileme bilgileriyle yönetilmesini sağlar.Contracts manage customer agreements with content, dates, visibility, and renewal information.

Ne işe yarar?

Contracts, müşteriyle yapılan sözleşmelerin içerik, tarih, görünürlük ve yenileme bilgileriyle yönetilmesini sağlar.

Nasıl kullanılır?

  1. Contracts -> New Contract ile sözleşme oluşturun.
  2. İlgili müşteriyi seçin ve subject, start date, end date ve içerik alanlarını doldurun.
  3. Müşteri portalında görünmemesi gerekiyorsa Hide from customer seçeneğini kullanın.
  4. Gerekirse proje ile ilişkilendirin.
  5. Sözleşmeyi kaydedin ve yenileme/sonlanma bildirimlerini takip edin.

Dikkat

Not: Hide from customer seçiliyse sözleşme müşteri alanında gösterilmez; bu durumda sözleşme bitiş hatırlatmasının da müşteri kişilerine gönderilmeyeceği belirtilir.

What is it for?

Contracts manage customer agreements with content, dates, visibility, and renewal information.

How to use it

  1. Create the contract with Contracts -> New Contract.
  2. Select the customer and complete subject, start date, end date, and content.
  3. Use Hide from customer when the contract should not appear in the customer area.
  4. Link it to a project when needed.
  5. Save the contract and manage renewal/expiry notifications.

Important

Note: When Hide from customer is enabled, the contract is not shown in the customer area; the documentation also states that expiry reminders are not sent to customer contacts in that case.
32

Sözleşme YenilemeContract Renewal

Contract Renewal, süresi dolan veya yenilenmesi gereken sözleşmenin geçmişini koruyarak yeni dönem oluşturmasını sağlar.Contract Renewal creates a new contract period while preserving renewal history.

Ne işe yarar?

Contract Renewal, süresi dolan veya yenilenmesi gereken sözleşmenin geçmişini koruyarak yeni dönem oluşturmasını sağlar.

Nasıl kullanılır?

  1. Mevcut sözleşmeyi düzenleme ekranında açın.
  2. Sağ üstte Contract Renewal History alanını açın.
  3. Renew Contract seçeneğini kullanın.
  4. Açılan formdaki otomatik doldurulan değerleri kontrol edin.
  5. Kaydedin ve renewal history üzerinden yeni dönemi takip edin.

Dikkat

Not: yenileme sırasında değerlerin otomatik doldurulduğu ve kayıttan sonra yenileme geçmişinin takip edilebildiği belirtilir.

What is it for?

Contract Renewal creates a new contract period while preserving renewal history.

How to use it

  1. Open the existing contract in edit mode.
  2. Open Contract Renewal History in the upper-right area.
  3. Choose Renew Contract.
  4. Review the auto-populated values.
  5. Save and review the new period in the renewal history.

Important

Note: renewal values are auto-populated and that renewal history can be tracked after saving.
33

Destek TalepleriSupport Tickets

Support Tickets, müşteri destek taleplerinin kayıt, departman, yanıt ve durum bilgileriyle yönetildiği alandır.Support Tickets manage customer support requests with departments, replies, and statuses.

Ne işe yarar?

Support Tickets, müşteri destek taleplerinin kayıt, departman, yanıt ve durum bilgileriyle yönetildiği alandır.

Nasıl kullanılır?

  1. Tickets alanından mevcut talepleri açın veya yeni ticket oluşturun.
  2. Ticket'ı ilgili departmana yönlendirin.
  3. Yanıtları ticket üzerinden yönetin ve gerekli ekleri kontrol edin.
  4. Ticket durumunu ve önceliğini güncel tutun.
  5. Gerekirse ticket'ın müşterinin portalındaki görünürlüğünü ve müşteri kişisi erişimini kontrol edin.

Dikkat

Not: Personel ticket görünürlüğü departman üyeliği ve ticket ayarlarına bağlı olabilir. belirli ayarın açık olması halinde yalnızca personelin departmanına ait ticket'ların gösterilebildiği belirtilir.

What is it for?

Support Tickets manage customer support requests with departments, replies, and statuses.

How to use it

  1. Open existing tickets or create a new ticket from Tickets.
  2. Route the ticket to the relevant department.
  3. Manage replies and attachments from the ticket.
  4. Keep ticket status and priority current.
  5. When needed, review customer-area visibility and contact permissions.

Important

Note: Staff ticket visibility can depend on department membership and ticket settings. describes an option that limits staff to tickets belonging to their departments.
34

Ticket DepartmanlarıTicket Departments

Departments, destek taleplerinin ekipler arasında yönlendirilmesini ve personel erişiminin düzenlenmesini sağlar.Departments route support tickets to teams and help control staff access.

Ne işe yarar?

Departments, destek taleplerinin ekipler arasında yönlendirilmesini ve personel erişiminin düzenlenmesini sağlar.

Nasıl kullanılır?

  1. Setup -> Support -> Departments alanından departmanları yönetin.
  2. Departmana isim ve gerekli ayarları verin.
  3. Personeli ilgili departmana dahil edin.
  4. Ticket oluştururken veya düzenlerken doğru departmanı seçin.
  5. Departman bazlı erişim ayarı kullanılıyorsa personelin doğru departmanda olduğundan emin olun.

Dikkat

Not: Departman üyeliği yalnızca organizasyonel sınıflandırma değil, ticket erişimi için de önem taşıyabilir.

What is it for?

Departments route support tickets to teams and help control staff access.

How to use it

  1. Manage departments under Setup -> Support -> Departments.
  2. Configure the department name and required settings.
  3. Add staff members to the relevant department.
  4. Select the correct department when creating or editing a ticket.
  5. If department-based access is enabled, make sure the staff member belongs to the correct department.

Important

Note: Department membership can affect not only routing but also ticket visibility.
35

Ticket Önceliği ve DurumuTicket Priority & Status

Ticket priority ve status, destek talebinin önemini ve mevcut işlem aşamasını takip etmek için kullanılır.Ticket priority and status track the importance and current handling stage of a support request.

Ne işe yarar?

Ticket priority ve status, destek talebinin önemini ve mevcut işlem aşamasını takip etmek için kullanılır.

Nasıl kullanılır?

  1. Ticket kaydını açın.
  2. Priority değerini talebin önemine göre belirleyin.
  3. Status değerini mevcut işlem aşamasına göre güncelleyin.
  4. Yanıt veya işlem sonrası durumu tekrar kontrol edin.
  5. Toplu ticket işlemlerinde status ve department değişiklikleri kullanılabilir.

Dikkat

Not: Resmi sürüm notlarında ticket'lar için toplu status/department değişiklikleri ve ticket priority alanının bulunduğu belgelenmiştir.

What is it for?

Ticket priority and status track the importance and current handling stage of a support request.

How to use it

  1. Open the ticket record.
  2. Set Priority according to the ticket's importance.
  3. Update Status to reflect the current handling stage.
  4. Review the status again after a reply or action.
  5. Bulk ticket actions can include status and department changes.

Important

Note: Official release documentation records bulk ticket status/department changes and ticket priority support.
36

Bilgi BankasıKnowledge Base

Knowledge Base, müşterilere açık veya personel için internal olarak kullanılabilecek makaleleri gruplar halinde yayınlamanızı sağlar.Knowledge Base publishes grouped articles that can be customer-facing or internal to staff.

Ne işe yarar?

Knowledge Base, müşterilere açık veya personel için internal olarak kullanılabilecek makaleleri gruplar halinde yayınlamanızı sağlar.

Nasıl kullanılır?

  1. Knowledge Base -> Groups üzerinden önce grupları oluşturun.
  2. Knowledge Base -> New Article ile makale oluşturun.
  3. Article Subject, Group ve Article Description alanlarını doldurun.
  4. Personel içi içerik için Internal Article seçeneğini kullanın.
  5. Geçici olarak gizlemek için Disabled seçeneğini kullanın.

Dikkat

Not: Internal Article içerikleri admin alanında personel için kullanılabilir; personelin bu içerikleri görebilmesi için Knowledge Base View(Global) yetkisi gerekir.

What is it for?

Knowledge Base publishes grouped articles that can be customer-facing or internal to staff.

How to use it

  1. Create groups from Knowledge Base -> Groups.
  2. Create articles with Knowledge Base -> New Article.
  3. Complete Article Subject, Group, and Article Description.
  4. Use Internal Article for staff-only content.
  5. Use Disabled to temporarily hide an article.

Important

Note: Internal Article content is intended for staff in the admin area; staff need Knowledge Base View(Global) permission to access internal articles.
37

TakvimCalendar

Calendar, sistemdeki tarihli aktiviteleri ve ilgili planlamaları merkezi bir görünümde takip etmek için kullanılır.Calendar provides a centralized view of dated activities and planning information.

Ne işe yarar?

Calendar, sistemdeki tarihli aktiviteleri ve ilgili planlamaları merkezi bir görünümde takip etmek için kullanılır.

Nasıl kullanılır?

  1. Takvim ekranını açın ve görüntülemek istediğiniz tarih aralığına geçin.
  2. İlgili kayıt türlerini ve varsa filtreleri kullanın.
  3. Task ve reminder gibi tarihli kayıtların takvim görünümüne yansıyan ayarlarını kontrol edin.
  4. Bir kaydın ayrıntısını değiştirmek gerekiyorsa ilgili modül üzerinden düzenleyin.

Dikkat

Not: takvim görünümünün varsayılan seçenekleri ve görevlerin yalnızca atanmış personele gösterilmesine ilişkin ayarlar ayrıca belgelenmiştir.

What is it for?

Calendar provides a centralized view of dated activities and planning information.

How to use it

  1. Open the calendar and move to the date range you need.
  2. Use the available record-type filters when applicable.
  3. Review the settings that control whether tasks and reminders appear in the calendar.
  4. Edit the underlying record from its own module when a change is required.

Important

Note: separately describes calendar defaults and an option to show tasks only to assigned staff.
38

AnımsatıcılarReminders

Reminders, müşteri ve diğer kayıtlar için belirli bir tarihte personelin hatırlaması gereken işlemleri takip etmeye yarar.Reminders help staff remember actions related to customers and other records.

Ne işe yarar?

Reminders, müşteri ve diğer kayıtlar için belirli bir tarihte personelin hatırlaması gereken işlemleri takip etmeye yarar.

Nasıl kullanılır?

  1. İlgili kaydı açın ve Reminders sekmesini/işlevini kullanın.
  2. Reminder tarihi ve açıklamasını girin.
  3. Kaydedin.
  4. Dashboard üzerindeki My Reminders alanından yaklaşan hatırlatmaları takip edin.

Dikkat

Not: Reminders; Customers, Leads, Expenses, Estimates, Invoices, Proposals, Credit Notes ve Tasks gibi kayıt türlerinde kullanılabilir.

What is it for?

Reminders help staff remember actions related to customers and other records.

How to use it

  1. Open the relevant record and use the Reminders function.
  2. Enter the reminder date and description.
  3. Save the reminder.
  4. Use My Reminders on the dashboard to review upcoming reminders.

Important

Note: Reminders are available for Customers, Leads, Expenses, Estimates, Invoices, Proposals, Credit Notes, and Tasks.
39

NotlarNotes

Notes, müşteri ve ilgili kayıtlar hakkında sistem içinde bilgi bırakmak için kullanılır.Notes store internal information about customers and related records.

Ne işe yarar?

Notes, müşteri ve ilgili kayıtlar hakkında sistem içinde bilgi bırakmak için kullanılır.

Nasıl kullanılır?

  1. Not eklemek istediğiniz müşteri veya ilgili kaydı açın.
  2. Notes alanından yeni not oluşturun.
  3. Notun görünürlüğünün müşteri tarafına açık olup olmadığını kontrol edin.
  4. Lead gibi kayıtlar için note eklenmesi Activity log'a da yansıyabilir.

Dikkat

Not: customer overview içinde notes yer alır; lead activity documentation ise note/contacted today işlemlerinin activity log'a yazılabildiğini açıklar.

What is it for?

Notes store internal information about customers and related records.

How to use it

  1. Open the customer or related record where the note is needed.
  2. Create the note from the Notes area.
  3. Check whether the note is internal or customer-visible where the feature provides that distinction.
  4. For leads, adding a note and marking Contacted today can create an activity-log entry.

Important

Note: includes notes in the customer overview and states that lead notes combined with Contacted today can be logged in lead activity.
40

DosyalarFiles

Files, müşteri veya proje ile ilişkili belgelerin sistem içinde tutulmasına ve uygun alanlarda müşteriyle paylaşılmasına yardımcı olur.Files keep documents associated with customers or projects and can be shared through documented customer-area features.

Ne işe yarar?

Files, müşteri veya proje ile ilişkili belgelerin sistem içinde tutulmasına ve uygun alanlarda müşteriyle paylaşılmasına yardımcı olur.

Nasıl kullanılır?

  1. İlgili müşteri veya proje kaydındaki files alanını açın.
  2. Dosyayı yükleyin ve gerekiyorsa ilgili kişi/proje görünürlüğünü kontrol edin.
  3. Project Settings içindeki Allow customer to upload files veya müşteri görünürlüğü seçeneklerini ihtiyaca göre değerlendirin.
  4. Müşteri profilindeki dosyaların portalda gösterilebildiğini ve proje dosyalarının müşteri alanında indirilebildiğini unutmayın.

Dikkat

Not: Dosya görünürlüğü müşteri ve proje ayarlarına göre değişebilir; yalnızca müşterinin görmesi gereken dosyaları paylaşın.

What is it for?

Files keep documents associated with customers or projects and can be shared through documented customer-area features.

How to use it

  1. Open the files area in the relevant customer or project record.
  2. Upload the file and review its visibility where applicable.
  3. Use project settings such as Allow customer to upload files when customer uploads are required.
  4. The documentation also covers customer-area access to uploaded customer/project files.

Important

Note: File visibility can depend on customer and project settings; share only the files intended for the customer.
41

RaporlarReports

Reports, müşteri, satış, lead, expense, project ve personel zaman kayıtları gibi alanlarda toplu analiz yapmanızı sağlar.Reports provide aggregated analysis across customers, sales, leads, expenses, projects, and staff time records.

Ne işe yarar?

Reports, müşteri, satış, lead, expense, project ve personel zaman kayıtları gibi alanlarda toplu analiz yapmanızı sağlar.

Nasıl kullanılır?

  1. Reports menüsünü açın ve ilgili rapor türünü seçin.
  2. Tarih aralığı ve varsa filtreleri belirleyin.
  3. Customer Report, Lead Report, Expense reports, Sales reports veya Timesheets gibi anlatılan raporları kullanın.
  4. Sonuçları ilgili kayıtlarla karşılaştırarak kontrol edin.

Dikkat

Not: Personel raporlarının görünürlüğü staff permissions ile kontrol edilir. Reports için View(Global) yetkisi ayrı bir permission olarak tanımlanır.

What is it for?

Reports provide aggregated analysis across customers, sales, leads, expenses, projects, and staff time records.

How to use it

  1. Open Reports and choose the relevant report type.
  2. Set the date range and available filters.
  3. Use documented reports such as Customer Report, Lead Report, Expense reports, Sales reports, or Timesheets.
  4. Cross-check important results against the underlying records.

Important

Note: Staff report visibility is controlled by staff permissions. defines Reports View(Global) as a separate permission.
42

PersonelStaff

Staff, admin alanında çalışan kullanıcıların hesaplarını, temel profil bilgilerini, departmanlarını ve yetkilerini yönetir.Staff management controls employee accounts, profile information, departments, and permissions.

Ne işe yarar?

Staff, admin alanında çalışan kullanıcıların hesaplarını, temel profil bilgilerini, departmanlarını ve yetkilerini yönetir.

Nasıl kullanılır?

  1. Setup -> Staff bölümünden New Staff Member seçeneğini açın.
  2. Firstname, Lastname, Email, Phone ve diğer profil alanlarını doldurun.
  3. Gerekirse Hourly Rate, Default Language, Email Signature, Direction ve Member Departments alanlarını kullanın.
  4. Permissions sekmesinden erişimleri belirleyin.
  5. Bir role seçerseniz rolün izinleri yeni personel için otomatik işaretlenebilir.

Dikkat

Not: Hourly Rate, task zamanlarına göre ödeme/raporlama amacıyla kullanılabilir ve task hourly rate ile aynı alan değildir.

What is it for?

Staff management controls employee accounts, profile information, departments, and permissions.

How to use it

  1. Open Setup -> Staff and choose New Staff Member.
  2. Complete Firstname, Lastname, Email, Phone, and other profile fields.
  3. Use Hourly Rate, Default Language, Email Signature, Direction, and Member Departments when required.
  4. Set access from the Permissions tab.
  5. Selecting a role can auto-check the role's permissions for the new staff member.

Important

Note: Hourly Rate can be used for staff time-based reporting/pay calculations and is separate from the task hourly rate.
43

Roller ve YetkilerRoles & Permissions

Roles, personel izinlerini toplu şekilde hazırlamak için; staff permissions ise belirli personelin erişimini ayrıntılı kontrol etmek için kullanılır.Roles help preconfigure staff permissions, while staff permissions provide detailed access control for individual users.

Ne işe yarar?

Roles, personel izinlerini toplu şekilde hazırlamak için; staff permissions ise belirli personelin erişimini ayrıntılı kontrol etmek için kullanılır.

Nasıl kullanılır?

  1. Setup -> Roles üzerinden rol oluşturun veya mevcut rolü düzenleyin.
  2. Rol izinlerini belirleyin.
  3. Yeni personel oluştururken rolü seçerek izinlerin otomatik doldurulmasını sağlayın.
  4. Gerekirse personelin Permissions sekmesinde izinleri ayrı düzenleyin.
  5. Bir rol güncellendiğinde mevcut personellerin izinlerinin otomatik değişmediğini; bunun için Update all staff members permissions seçeneğinin kullanılabildiğini unutmayın.
  6. Administrator işaretli kullanıcıların tüm alanlara erişebildiği belirtilir.

Dikkat

Not: Global ve Own izinleri arasındaki fark özellikle invoices, estimates, projects, tasks ve customers gibi modüllerde önemlidir.

What is it for?

Roles help preconfigure staff permissions, while staff permissions provide detailed access control for individual users.

How to use it

  1. Create or edit roles under Setup -> Roles.
  2. Set the role permissions.
  3. Select the role when creating staff so its permissions can be auto-populated.
  4. Adjust individual permissions from the staff member's Permissions tab when needed.
  5. Role changes do not automatically change existing staff unless the documented Update all staff members permissions option is applied.
  6. Administrator users have access everywhere according to the official documentation.

Important

Note: The distinction between Global and Own permissions is especially important for invoices, estimates, projects, tasks, and customers.
44

Müşteri PortalıCustomer Portal

Customer Portal, müşteri kişilerinin sisteme giriş yaparak kendilerine açılan invoice, estimate, contract, proposal, support ve project alanlarını kullanmasını sağlar.The Customer Portal lets customer contacts log in and use the invoice, estimate, contract, proposal, support, and project areas enabled for them.

Ne işe yarar?

Customer Portal, müşteri kişilerinin sisteme giriş yaparak kendilerine açılan invoice, estimate, contract, proposal, support ve project alanlarını kullanmasını sağlar.

Nasıl kullanılır?

  1. Müşteri alanına giriş için /login yolu belirtilir.
  2. Müşteri kişisinin gerekli portal izinlerini kontrol edin.
  3. Müşteri için açık olan modüller portal menüsünde görünür.
  4. Project görünürlüğü ayrıca proje bazındaki ayarlara bağlı olabilir.
  5. Gerekirse Login as client ile portal görünümünü kontrol edin.

Dikkat

Not: Müşteri alanı admin/personel alanından ayrı çalışır. Bu nedenle personel işlemleri ile müşteri portalı işlemlerini birbirinden ayırın.

What is it for?

The Customer Portal lets customer contacts log in and use the invoice, estimate, contract, proposal, support, and project areas enabled for them.

How to use it

  1. identifies /login as the customer-area login path.
  2. Review the contact's portal permissions.
  3. Enabled modules appear in the customer area.
  4. Project visibility can also depend on project-level settings.
  5. Use Login as client when you need to inspect the customer-area view.

Important

Note: The customer area is separated from the admin/staff area. Keep staff operations and customer-portal operations distinct.
45

Portal YetkileriPortal Permissions

Portal permissions, müşteri kişisinin hangi modülleri görebileceğini belirler.Portal permissions determine which modules a customer contact can access.

Ne işe yarar?

Portal permissions, müşteri kişisinin hangi modülleri görebileceğini belirler.

Nasıl kullanılır?

  1. Müşteri profilini açın ve Contacts sekmesinden ilgili kişiyi düzenleyin.
  2. Permissions alanında Invoices, Estimates, Contracts, Proposals, Support ve Projects seçeneklerini ihtiyaca göre açın/kapatın.
  3. Bir modül için izin kaldırılırsa ilgili menü ve içerik müşteri alanında gizlenir.
  4. Email Notifications ayarlarını ayrıca yapılandırın; bunlar portal erişiminden bağımsızdır.

Dikkat

Not: Contact permissions ile email notifications ayrı ayarlardır.

What is it for?

Portal permissions determine which modules a customer contact can access.

How to use it

  1. Open the customer profile and edit the contact from Contacts.
  2. Enable or disable Invoices, Estimates, Contracts, Proposals, Support, and Projects as required.
  3. Removing a module permission hides the related area from the customer portal.
  4. Configure Email Notifications separately; they are distinct from portal access.

Important

Note: Contact permissions and email notifications are separate settings.
46

E-posta ve PDFEmail & PDF

Satış belgeleri ve diğer kayıtlar e-posta ile gönderilebilir; ilgili belgelerin PDF çıktıları gönderime eklenebilir veya görüntülenebilir.Sales documents and other records can be emailed, and their PDF versions can be attached or viewed.

Ne işe yarar?

Satış belgeleri ve diğer kayıtlar e-posta ile gönderilebilir; ilgili belgelerin PDF çıktıları gönderime eklenebilir veya görüntülenebilir.

Nasıl kullanılır?

  1. Invoice, estimate veya proposal gibi belgeyi açın.
  2. İlgili email/send işlevini kullanın.
  3. Belgenin PDF ekinin gönderilip gönderilmeyeceğini kontrol edin.
  4. Müşteri kişisinin ilgili email notification ayarını kontrol edin.
  5. PDF dilinin müşteri diline göre oluşturulabildiği resmi PDF dokümantasyonundaki ayarları gerektiğinde kullanın.

Dikkat

Not: invoice/estimate/proposal gibi e-postaların izlenebildiği ve PDF dilinin müşteri diline göre ayarlanabildiği belirtilir.

What is it for?

Sales documents and other records can be emailed, and their PDF versions can be attached or viewed.

How to use it

  1. Open the document such as an invoice, estimate, or proposal.
  2. Use its documented email/send action.
  3. Check whether the PDF should be attached.
  4. Review the contact's related email-notification setting.
  5. When required, use the documented PDF-language setting so client PDFs can follow the customer's language.

Important

Note: covers tracking of specific sales emails and PDF generation in the customer's language.
47

Arama ve FiltrelemeSearch & Filtering

Liste ekranlarındaki filtreler ve genel arama, büyük kayıt kümelerinde ilgili müşteriyi, invoice'ı, lead'i veya görevi bulmayı kolaylaştırır.Table filters and global search help locate customers, invoices, leads, tasks, and other records in larger datasets.

Ne işe yarar?

Liste ekranlarındaki filtreler ve genel arama, büyük kayıt kümelerinde ilgili müşteriyi, invoice'ı, lead'i veya görevi bulmayı kolaylaştırır.

Nasıl kullanılır?

  1. İlgili liste ekranındaki filtreleri açın.
  2. Status, customer, assigned staff, date veya belgede sunulan diğer filtreleri kullanın.
  3. Arama kutusuyla kayıt adını veya desteklenen numarayı arayın.
  4. Filtreyi kaldırarak tam listeyi yeniden kontrol edin.

Dikkat

Not: Resmi sürüm notlarında tam invoice/estimate/credit note numaralarının tablo ve genel aramada aranabilmesi ayrıca belgelenmiştir.

What is it for?

Table filters and global search help locate customers, invoices, leads, tasks, and other records in larger datasets.

How to use it

  1. Open filters on the relevant list screen.
  2. Use available filters such as status, customer, assigned staff, or date.
  3. Use the search field for names or supported document numbers.
  4. Clear filters when you need to review the complete list.

Important

Note: Official release documentation also records support for searching full invoice, estimate, and credit-note numbers in tables and global search.
48

Toplu İşlemlerBulk Operations

Bulk Operations, birden fazla kaydı tek tek açmadan ortak bir işlem uygulamak için kullanılır.Bulk Operations apply supported actions to multiple records without opening them one by one.

Ne işe yarar?

Bulk Operations, birden fazla kaydı tek tek açmadan ortak bir işlem uygulamak için kullanılır.

Nasıl kullanılır?

  1. Toplu işlem destekleyen liste ekranını açın.
  2. İşlem yapılacak kayıtları checkbox ile seçin.
  3. Mevcut bulk action listesinden uygun işlemi seçin.
  4. Onay ekranı varsa işlemi doğrulayın.
  5. İşlem sonrası filtreyi yenileyerek sonucu kontrol edin.

Dikkat

Not: ve sürüm notlarında leads için status/source/assigned değişikliği, customers için group işlemleri, tickets için department/status ve tasks için toplu işlemler belgelenmiştir.

What is it for?

Bulk Operations apply supported actions to multiple records without opening them one by one.

How to use it

  1. Open a list that supports bulk actions.
  2. Select records using the checkboxes.
  3. Choose an available bulk action.
  4. Confirm the action when prompted.
  5. Refresh or reapply filters to verify the result.

Important

Note: Official documentation and release notes document bulk actions such as lead status/source/assignment changes, customer group actions, ticket department/status changes, and task bulk actions.
49

Günlük KontrolDaily Routine

Bu bölüm yeni bir özellik tanımlamaz; bulunan kayıt ve takip işlevlerinin günlük kullanım sırasını özetler.This section does not introduce a new feature; it sequences documented record and tracking functions for daily use.

Ne işe yarar?

Bu bölüm yeni bir özellik tanımlamaz; bulunan kayıt ve takip işlevlerinin günlük kullanım sırasını özetler.

Nasıl kullanılır?

  1. Dashboard ve My Reminders alanını kontrol edin.
  2. Yeni lead'leri ve atanmış lead'leri gözden geçirin.
  3. Günün görevlerini ve gerektiğinde task timesheets kayıtlarını kontrol edin.
  4. Bekleyen ticket'ları ve departman durumlarını kontrol edin.
  5. Vadesi gelen invoice ve diğer satış kayıtlarını gözden geçirin.
  6. Gerekli kayıtların status ve assignee bilgilerinin güncel olduğundan emin olun.

Dikkat

Not: Bu sıra, ayrı ayrı anlatılan modüllerin birleştirilmiş kullanım özetidir; yeni bir sistem davranışı varsaymaz.

What is it for?

This section does not introduce a new feature; it sequences documented record and tracking functions for daily use.

How to use it

  1. Review the dashboard and My Reminders.
  2. Check new and assigned leads.
  3. Review today's tasks and task timesheets when needed.
  4. Check open tickets and department/status information.
  5. Review due invoices and other sales records.
  6. Make sure documented status and assignee fields are current.

Important

Note: This sequence combines documented modules into a working routine and does not introduce new system behavior.
50

Haftalık KontrolWeekly Routine

Haftalık kontrol, resmi rapor ve modüllerde bulunan bilgilerin düzenli olarak gözden geçirilmesini sağlar.Weekly review combines the documented reporting and module-review capabilities.

Ne işe yarar?

Haftalık kontrol, resmi rapor ve modüllerde bulunan bilgilerin düzenli olarak gözden geçirilmesini sağlar.

Nasıl kullanılır?

  1. Lead raporlarını ve dönüşüm durumlarını kontrol edin.
  2. Sales raporları üzerinden estimate/invoice hareketlerini inceleyin.
  3. Expense raporlarını gözden geçirin.
  4. Project finance overview ve timesheets kayıtlarını kontrol edin.
  5. Gerekli personel erişimlerini ve müşteri portal izinlerini gözden geçirin.

Dikkat

Not: Haftalık kontrol listesi ki rapor ve yönetim işlevlerinin bir kullanım sırasıdır; sistemde ayrı bir 'haftalık kontrol' özelliği olduğu anlamına gelmez.

What is it for?

Weekly review combines the documented reporting and module-review capabilities.

How to use it

  1. Review lead reports and conversion status.
  2. Review estimate/invoice activity through sales reports.
  3. Review expense reports.
  4. Check project finance overview and timesheets.
  5. Review staff access and customer-portal permissions where necessary.

Important

Note: This is a workflow assembled from documented reporting and management functions; it is not a separate built-in 'weekly review' feature.
51

Uçtan Uca İş AkışıEnd-to-End Workflow

anlatılan lead → customer → estimate/proposal → invoice → payment → project/task gibi modüllerin birbirine bağlanmış kullanımını özetler.This summarizes the documented relationship between lead, customer, estimate/proposal, invoice, payment, and project/task workflows.

Ne işe yarar?

anlatılan lead → customer → estimate/proposal → invoice → payment → project/task gibi modüllerin birbirine bağlanmış kullanımını özetler.

Nasıl kullanılır?

  1. Lead oluşturun ve gerekiyorsa staff member'a atayın.
  2. Lead'i uygun aşamaya taşıyın; dönüşüm gerektiğinde Convert to Customer kullanın.
  3. Müşteri için estimate veya proposal oluşturun.
  4. Estimate'i gerektiğinde invoice'a dönüştürün veya proposal'ı estimate/invoice'a çevirin.
  5. Invoice gönderin ve ödeme kaydını + Payment ile işleyin.
  6. İş proje üzerinden yürütülüyorsa Project oluşturun, task/member/time kayıtlarını yönetin ve Project Invoicing kullanın.

Dikkat

Not: Bu akış, resmi yardım merkezindeki ayrı makalelerin birbirine bağlanmasıdır; her işletmenin tüm adımları kullanması gerekmez.

What is it for?

This summarizes the documented relationship between lead, customer, estimate/proposal, invoice, payment, and project/task workflows.

How to use it

  1. Create and assign the lead when needed.
  2. Move the lead through its documented stages and use Convert to Customer when conversion is required.
  3. Create an estimate or proposal for the customer.
  4. Convert the estimate to an invoice when required, or convert the proposal to an estimate/invoice.
  5. Send the invoice and record payment with + Payment.
  6. If the work is project-based, create the project, manage members/tasks/timesheets, and use Project Invoicing.

Important

Note: This workflow connects separate official help articles; not every business needs every step.
52

Sık Yapılan HatalarCommon Mistakes

Aşağıdaki kontroller, belirtilen koşullar nedeniyle işlemin beklenenden farklı görünmesini engellemeye yardımcı olur.These checks help prevent behavior that can appear unexpected because of documented conditions.

Ne işe yarar?

Aşağıdaki kontroller, belirtilen koşullar nedeniyle işlemin beklenenden farklı görünmesini engellemeye yardımcı olur.

Nasıl kullanılır?

  1. Müşteri para birimini ve faturalama bilgilerini müşteri profilinde tanımlamadan estimate/invoice oluşturmayın.
  2. Customer contact portal izinleri ile email notification ayarlarını birbirine karıştırmayın.
  3. Staff Global/Own izinlerinin görünürlüğü değiştirdiğini unutmayın.
  4. Project görevlerinde assignee listesinin proje üyelerine bağlı olabileceğini kontrol edin.
  5. Recurring invoice/task/expense işlemlerinde gerekli cron yapılandırmasını kontrol edin.
  6. Bill Tasks ile Project Invoicing'in aynı işlem olmadığını unutmayın.
  7. Converted lead'ler için sistem Customer statusunu yeniden adlandırmayın.
  8. Hide from customer seçeneğinin portal görünürlüğünü etkilediğini kontrol edin.

Dikkat

Not: Bunlar genel varsayımlar değil, açıklanan alanlar ve koşullardan türetilmiş kontrol noktalarıdır.

What is it for?

These checks help prevent behavior that can appear unexpected because of documented conditions.

How to use it

  1. Set customer currency and billing details in the customer profile before relying on auto-population.
  2. Do not confuse contact portal permissions with email-notification settings.
  3. Remember that staff Global/Own permissions affect visibility.
  4. For project tasks, check whether the assignee list is limited to project members.
  5. Check the required cron configuration for recurring invoice/task/expense workflows.
  6. Do not treat Bill Tasks and Project Invoicing as the same workflow.
  7. Do not rename the system Customer status used for converted leads.
  8. Check Hide from customer when contract portal visibility matters.

Important

Note: These are control points derived from documented fields and conditions, not unsupported product assumptions.
53

SSSFAQ

Sık sorulan soruların kısa cevapları aşağıdadır. Ayrıntılı davranış için ilgili konu başlığına dönün.Short answers to common questions are provided below. Return to the relevant topic for detailed behavior.

Ne işe yarar?

Sık sorulan soruların kısa cevapları aşağıdadır. Ayrıntılı davranış için ilgili konu başlığına dönün.

Nasıl kullanılır?

  1. Müşteri ile personel alanı aynı mı? Hayır; customer area ile admin area ayrı olarak tanımlanır.
  2. Müşteri portalında herkes her şeyi görebilir mi? Hayır; contact permissions ve proje ayarları görünürlüğü etkiler.
  3. Personel tüm müşterileri görebilir mi? Yetkiye bağlıdır; View(Global) yoksa müşteri admin ilişkisi önem kazanır.
  4. Recurring invoice neden oluşmuyor olabilir? cron ve recurring invoice koşullarının kontrol edilmesi gerektiği belirtilir.
  5. Estimate nasıl invoice olur? Estimate'i açıp Convert to Invoice kullanılır.
  6. Proje görevi nasıl faturalandırılır? Proje alanındaki Invoice Project akışı kullanılır; proje dışı task için BILL TASKS kullanılır.
  7. Lead nasıl müşteriye çevrilir? Lead açılır ve Convert to a customer kullanılır.
  8. Müşteri kişisinin şifresi nasıl gönderilir? Send set new password email seçeneği kullanılabilir; bağlantının 48 saat geçerli olduğu belirtilir.

Dikkat

Not: Kullanılabilir seçenekler sürüme ve kullanıcı yetkilerine göre değişebilir.

What is it for?

Short answers to common questions are provided below. Return to the relevant topic for detailed behavior.

How to use it

  1. Is the customer area the same as the staff area? No; the official documentation separates the customer area from the admin area.
  2. Can every customer contact see everything? No; contact permissions and project settings affect visibility.
  3. Can every staff member see all customers? It depends on permissions; without View(Global), customer-admin relationships matter.
  4. Why might a recurring invoice not be created? Check the documented cron and recurring-invoice conditions.
  5. How does an estimate become an invoice? Open the estimate and use Convert to Invoice.
  6. How is a project task invoiced? Use Invoice Project; use BILL TASKS for non-project tasks.
  7. How is a lead converted to a customer? Open the lead and use Convert to a customer.
  8. How can a customer contact receive a password link? Use Send set new password email; the documented link is valid for 48 hours.

Important

Note: Feature behavior can vary with your installed version and enabled permissions.